USCPAが教えるビジネス英語メールの効率的な書き方

１．ビジネス英語メールとは？

はじめに、ビジネス英語メールとはどんなものなのか理解しておきましょう。

 

（１）ビジネス英語メールの構成

まず、ビジネス英語メールの構成を理解しましょう。

 

このうち、「最初の呼びかけ」と「最後の結び」は、あらかじめ決めておくと、スムーズに書けます。

そして、「件名」「オープニング」「クロージング」も、あらかじめパターン化しておくと楽ですね。

 

（２）ビジネス英語メールの例

ビジネス英語メールは、以下のように書くとよいでしょう。

 

 

２．ビジネス英語メールの効率的な書き方

ビジネス英語メールを効率的に書くためにはどうしたらよいのでしょうか。

それは、あらかじめ、自分の中でどのように書くのか決めておいたり、パターン化しておくことでしょう。

 

まず、「最初の呼びかけ」と「最後の結び」ですが、どのように書くのかあらかじめ決めておくと良いものになります。

 

（１）最初の呼びかけ

「最初の呼びかけ」ですが、一番最初のメールでのやり取りでは、相手の苗字に男性なら「Mr.」、女性なら「Ms.」を付け、フォーマルにするのが無難です。

そして、その返事で相手が、こちらのファーストネームを使ってきたら、次はこちらもファーストネームにすると良いでしょう。

 

（２）最後の結び

「最後の結び」ですが、相手に合わせて毎回変えるのは大変なので、目上の人に使っても差し支えない結びを毎回使うようにすると、悩まないでしょう。

 

そして、「件名」「オープニング」「クロージング」は、あらかじめパターン化しておくと良いものになります。

 

（３）件名

「件名」ですが、以下のようにパターン化しておきます。

 

①依頼

• Request for supporting documents of ○○（○○関連証憑ご提出のお願い）
• Request to report the status of ○○（○○に関する状況のご報告のお願い）

②お礼

• Thank you for your cooperation（ご協力に対する感謝）

③お詫び

• Apology for delay in document submission （資料提出遅延のお詫び）

④お知らせ

• Notification of change of email address（メールアドレス変更のお知らせ）

⑤質問

• Inquiry about an error in invoice（請求書金額の不備に関する質問）

 

（４）オープニング

「オープニング」ですが、以下のようにパターン化しておきます。

 

①挨拶

• I hope this email finds you well. （お元気でお過ごしのことと思います。）
• It was nice speaking with you on the phone yesterday. （昨日はお電話でお話しできてうれしかったです。）

②お礼

• Thank you very much for your email. （ご連絡ありがとうございます。）

③対応

• I would like to answer the question about ○○. （○○についての質問のご回答をいたします。）

④確認

• Please let me confirm if my understanding is correct. （理解が正しいか確認させてください。）

 

（５）クロージング

「クロージング」ですが、以下のようにパターン化しておきます。

 

①挨拶

• I look forward to seeing you again at the meeting. （またミーティングでお会いするのを楽しみにしています。）
• お体にお気を付けください。（Please take care of yourself.）

②依頼

• Please let us know if you have any concerns. （何か留意点がありましたら、お知らせください。）
• Should you have any questions, please do not hesitate to contact us. （何かご質問がありましたら、遠慮なくご連絡ください。）

③協力

• Thank you in advance for your continued support. （引き続きよろしくお願いします。）
• We greatly appreciate your cooperation. （ご協力のほど、よろしくお願いします。）

④対応

• Let me check and get back to you later. （後ほど、確認してご連絡します。）
• I hope this answers your questions. （ご質問の答えになっていれば良いのですが。）

 

 

 

以上、「ビジネス英語メールの効率的な書き方」の書き方でした。